Es esencial que las empresas estén al día con todos los gastos de viaje de los empleados, no sólo para ofrecer reembolsos precisos y oportunos, sino también para cumplir las políticas de la empresa. Llevar un registro exhaustivo de cada gasto ayuda a gestionar el flujo de caja, a la vez que permite a los empleados su merecido reembolso con prontitud.
Si su empresa se enfrenta a problemas habituales de declaración de gastos, como reclamaciones inexactas, políticas poco claras y fraude, simplificar el proceso puede ser de gran ayuda. Facilitar reembolsos a los empleados y reducir los errores puede evitar problemas futuros y mejorar considerablemente sus procesos.
En este artículo podrás profundizar acerca del proceso automatizado de informes de gastos y conocer sus potentes ventajas. También descubrirás cómo puedes optimizar tu propio sistema de aprobación con la automatización.
La automatización de gastos es una forma racionalizada de gestionar los gastos de su empresa. Con la automatización de gastos, puede ahorrar tiempo y dinero automatizando el proceso de seguimiento, aprobación y pago de sus gastos empresariales.
La automatización de los gastos permite presentar, aprobar y registrar informes de gastos con software en lugar de papel. Esto ayuda a las empresas a mantener registros precisos y a reembolsar a los empleados a tiempo.
Cuando su equipo se desplaza a menudo por motivos de trabajo, es esencial disponer de un sistema organizado para realizar un seguimiento de sus gastos. Lo mejor de todo es que la automatización no se limita únicamente a los gastos relacionados con los viajes. ¡También puede aplicarse a otros tipos de situaciones! Desde el pago de las vacaciones de los trabajadores hasta el reembolso de las compras con una tarjeta personal realizadas por los empleados por motivos de trabajo, la automatización de los gastos fuera de la empresa proporciona una solución que ahorra tiempo y ofrece resultados.
Al realizar negocios pueden surgir gastos imprevistos, como los gastos de envío de un día para otro. Aunque cada empresa tiene sus propias directrices y políticas de gastos, es esencial llevar un registro de todos los gastos reembolsables para no salirse del presupuesto. Por eso debería considerar la posibilidad de utilizar una solución automatizada para gestionar los gastos.
Aunque los procesos manuales pueden ser eficaces, a menudo requieren mucho trabajo y son propensos a errores. Si su empresa busca una mejor forma de gestionar sus gastos de manera eficiente, a continuación le explicamos por qué debería plantearse automatizar el proceso de declaración de gastos.
Los informes manuales de gastos pueden ser una tarea tediosa para sus empleados, por no decir costosa. Un empleado debe recoger sus recibos en papel y rellenar manualmente un extenso informe. A continuación, este papeleo se envía a la cadena de mando, donde es revisado por un directivo que comprueba si hay discrepancias o incoherencias con las políticas de la empresa. Después, pasa a contabilidad, que introduce todos los gastos en su sistema antes de autorizar el pago y el reembolso al empleado. ¡Esto es muy desgastante!
Sin un sistema de automatización de gastos, todo el proceso puede alargarse semanas o incluso meses. Y no sólo eso, sino que además hay que corregir los errores, lo que obliga a los gestores a devolver las reclamaciones de gastos con partidas no cubiertas. Un sistema eficaz debe permitir a los empleados fotografiar los recibos y adjuntarlos a los informes, al tiempo que crea flujos de trabajo automatizados para el envío de documentos.
Así, los informes de gastos son enviados automáticamente directamente a un gestor para su revisión y luego al equipo financiero para su aprobación final y procesamiento. Esto elimina la necesidad de imprimir formularios, adjuntar recibos en papel y buscar aprobaciones, lo que acelera drásticamente los reembolsos. Los empleados no tienen que esperar semanas para que se les reembolsen los gastos relacionados con el trabajo en los que incurren.
Las empresas suelen tener gastos imprevistos, desde reuniones con clientes hasta material de oficina. Mantener la claridad en torno a los viajes y otros gastos es imprescindible para garantizar el cumplimiento de la normativa. Una política de este tipo debe especificar a qué pueden optar los empleados, incluidos los conceptos que están cubiertos y los que no. Pero hacer cumplir estas políticas puede resultar difícil; estudios demuestran que dos tercios de los trabajadores ni siquiera se han tomado la molestia de leer la normativa sobre gastos de su propio trabajo.
Cuando hay un elevado volumen de miembros del personal que presentan informes de gastos, existe el riesgo de que las partidas inadecuadas pasen desapercibidas si el equipo financiero revisa cada partida manualmente. Para garantizar el cumplimiento, es fundamental comunicar la política de gastos y utilizar un software automatizado para los gastos. De este modo, se puede hacer una lista de las partidas que no se ajustan a la política y añadir una casilla de verificación en la que se pida a los empleados que confirmen que han leído la normativa de de la empresa. De este modo, podrá hacer un seguimiento más eficaz de las posibles infracciones y reducir costes a largo plazo.
Por desgracia, el 43% de las empresas sigue gestionando los informes de gastos manualmente, lo que limita drásticamente el nivel de información que la dirección necesita para tomar decisiones fiscales acertadas. Las soluciones de automatización de gastos cambian las reglas del juego: permiten a los gestores generar informes en cuestión de minutos y ofrecen una visibilidad inigualable del destino de sus gastos. Esto les permite negociar mejores acuerdos con los proveedores y garantizar el cumplimiento de las políticas. Además, los empleados pueden conectarse al sistema en cualquier momento y recibir notificaciones en tiempo real si hay algo que requiera su atención en relación con un informe de gastos.
En conclusión, la automatización de la aprobación de gastos elimina posibles fraudes y aumenta la transparencia general del proceso
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Para eliminar los tediosos e ineficaces procesos basados en papel, utiliza el software de gestión de gastos de Tuily. Podrás crear formularios de arrastrar y soltar, diseñando fácilmente tus propios formularios personalizados o utilizar una plantilla lista para usar. Así ahorrarás tiempo y podrás centrarte en tareas más importantes.
Con un software de gestión de gastos como Tuily puedes crear flujos de trabajo que dirijan automáticamente los documentos al aprobador correcto y le notifiquen cuando sea necesaria su aprobación. De este modo, los empleados no tendrán que perseguir constantemente a sus jefes o hacer un seguimiento del estado de sus solicitudes de gastos. Esto es posible ya que, una vez creados los formularios, el siguiente paso es planificar cada paso del proceso de aprobación de los informes de gastos.
Diseñar el flujo de trabajo con reglas condicionales y tener en cuenta los comentarios de las partes interesadas internas son pasos cruciales para crear un proceso satisfactorio. Para asegurar su adecuado funcionamiento es recomendable experimentar el nuevo plan con algunos miembros del equipo antes de aplicarlo a toda la empresa.
A medida que cambia el negocio, es esencial actualizar las estrategias y los procesos para seguir siendo competitivos. Aunque estas modificaciones pueden tener un impacto inmenso en la mejora de la eficiencia, los empleados pueden mostrarse reacios al principio.
Mientras que algunos trabajadores pueden adaptarse rápidamente a los nuevos métodos de trabajo, otros necesitan más tiempo. Ten en cuenta que establecer objetivos claros y proporcionar claridad en las instrucciones son componentes críticos del éxito de las iniciativas de gestión del cambio en las organizaciones.
Considera crear un equipo para ayudar con la transición y recolectar sus opiniones. Es necesario tomar un tiempo para para mostrarles el flujo de trabajo. Una vez vean qué tan fácil es llenar los formularios y compartirlos, las posibilidades de que los usen serán más altas.
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